Come ormai noto, la PEC (Posta Elettronica Certificata) è il “sostituto” informatico della costosa raccomandata A/R e per questo motivo è certamente un generatore di importanti risparmi di tempo e costi.
Quando l’utilizzo della PEC è del singolo professionista o cittadino le operazioni per gestirla sono piuttosto semplici ed i vantaggi del suo utilizzo sono evidenti. Diverso quando la PEC è utilizzata, invece, da una organizzazione.
La maggior parte delle organizzazioni, infatti, demanda la gestione della PEC alla propria amministrazione e/o segreteria, con il management spesso inconsapevole dei rischi che una cosiffatta gestione PEC comporta… salvo quando arrivano sanzioni.
Solo in questi casi, e spesso in emergenza, la direzione comincia ad attenzionare il tema PEC scoprendo che, una corretta gestione di PEC e delle rispettive caselle, costituisce una vera e propria sfida e che per affrontarla occorre dotarsi di adeguati strumenti che vanno al di la di un semplice software PEC, oltre ad una opportuna ri-organizzazione che permetteranno, risolvendo la tematica, di ottenere anche un ritorno dell’investimento piuttosto rapido.
Proviamo ad approfondire.
Quando in una organizzazione arriva una PEC su di una delle caselle gestite, il corretto destinatario del messaggio sarà una delle decine (o centinaia) di persone che operano in quella organizzazione.
Quel messaggio arriva alle persone demandate alla gestione e/o smistamento delle PEC che, naturalmente, hanno tanti altri compiti in quella organizzazione.
Queste persone dovrebbero nello specifico:
- Attenzionare quel messaggio che spesso si confonde tra decine e decine di altri messaggi e-mail
- capire di cosa si tratta ed inoltrarlo al corretto destinatario che dovrà dare seguito con la lavorazione che necessita
- occuparsi di capire se il destinatario ha recepito e se sta eseguendo le azioni richieste nei tempi previsti (spesso le PEC impongono scadenze che se non rispettate creano certamente problemi)
- ricordarsi di seguire il follow-up
- chiudere il processo fornendo la corretta risposta al mittente
Quante sono le probabilità che, specie in presenza di decine e decine di PEC al giorno, qualcosa vada “storto” e che una PEC importante possa dar seguito ad una mancata lavorazione e risposta?
L’esperienza dice che le probabilità siano molto alte.
E’ evidente che se il messaggio venisse “catturato” e gestito da uno strumento ad hoc (un PEC manager) in grado di garantire tutti quei passi occupandosi anche di tenere sotto controllo automaticamente tempi ed escalation avremmo incrementato l’efficacia ed ottenuto una riduzione del rischio.
Già con questo semplice esempio, che illustra solo uno degli oltre 20 scenari tipici dell’uso della PEC in una organizzazione, si comprende come il ritorno dell’investimento si ottenga da un mix di efficacia, efficienza e riduzione rischi cui si aggiungono il rispetto delle tematiche di compliance e delle esigenze di integration che, un tema come la gestione delle PEC in una organizzazione, richiede.
Abbiamo provato a classificare una serie di “caratteristiche tipiche” offerte da un PEC Manager proprio rispetto ai parametri sopra indicati.
Chi si trova a dover decidere se investire per introdurre nella propria organizzazione un software di gestione PEC di questo tipo, potrà trovare utile la tabella sotto riportata:
| EFFICACIA |
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| RIDUZIONE RISCHI |
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| EFFICIENZA |
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| COMPLIANCE |
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| INTEGRATION |
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Un altro fattore da considerare è che non tutti i PEC Manager sono uguali. Alcuni sono poco più di un super client di email, altri dei veri e propri framework che permettono di disaccoppiare le caselle PEC dalle persone fisiche che le gestiscono, facendo si che le caselle PEC possano diventare una risorsa della organizzazione e dei sistemi IT.
Alcuni di questi framework presentano caratteristiche di integrabilità e possibilità di customizzazioni che li rendono adatti alle applicazioni software di classe enterprise.
Come sempre, quindi, non c’è uno strumento di gestione della PEC migliore di un altro, semplicemente si deve osservare le singole necessità e scegliere la proposta migliore per raggiungere l’obiettivo.