Perchè un software specifico per gestire la PEC
L’esigenza delle aziende e degli enti pubblici di gestire le proprie comunicazioni in forma digitale ed in modo chiaro, sicuro e affidabile, ma anche efficiente, sta diventando sempre più crescente, determinando un passaggio ormai obbligatorio verso l’utilizzo della PEC, ovvero la posta elettronica certificata.
Oltre al requisito della sicurezza e dell’affidabilità di queste comunicazioni, si richiede anche la possibilità di preservare l’integrità del messaggio ma soprattutto la sua natura legale, poiché i messaggi inviati tramite PEC hanno la stessa validità giuridica di una lettera raccomandata con ricevuta di ritorno.
Per tali motivi, si rende necessario gestire questi messaggi PEC tramite un apposito software capace di supportare le aziende e gli enti pubblici, prevenendo la nascita di rischi che possano avere conseguenze negative sull’organizzazione.
Ecco i sei più importanti rischi che puoi correre nel gestire PEC senza un software adeguato:
1. Sicurezza e privacy: la mancanza di un adeguato software per gestire gli accessi alle comunicazioni PEC può determinare la perdita di dati quali informazioni sensibili, confidenziali ed importanti che devono essere protetti da accessi non autorizzati. Questo riflette sulle aziende e sugli enti pubblici una mancanza di misure di sicurezza adeguate;
2. Smarrimento o mancata lavorazione: Molte organizzazioni per gestire lo smistamento dei messaggi PEC prepongono una o più persone. Si tratta di attività manuali e ripetitive, ma necessarie, che portano alle aziende a impiegare risorse in attività a poco valore, oltre al rischio dell’errore umano. Un errato o mancato smistamento può essere estremamente dannoso e provocare anche lo smarrimento di un messaggio PEC. Inoltre, l’intero flusso di lavoro del messaggio è manuale. Questo determina una difficoltà nella tracciabilità delle comunicazioni e nel gestire i compiti assegnati, creando confusione e ritardi nell’esecuzione dei compiti stessi.
3. Ricerca dei messaggi PEC: l’assenza di un software per gestire le PEC in modo centralizzato, determina un rallentamento della ricerca dei messaggi rendendoli difficili da trovare. Questo risulta essere un rischio molto elevato che rende estremamente difficile e dispendioso, in termini di tempo, il lavoro degli operatori;
4. Integrità dei messaggi PEC: Gestire le pec in modo poco adeguato può far venir meno l’autenticità del messaggio, ovvero si corre il rischio di rendere quest’ultimo alterabile nelle sue parti principali come testo, oggetto, mittente, data e ora, etc… e nei suoi allegati, da parte di terzi, senza alcuna traccia, qualora lo si inoltri ad un indirizzo di posta ordinaria;
5. Esaurimento dello spazio del provider: se non si ha premura di tenere sotto controllo lo spazio a disposizione sul provider, aumentandolo o eliminando i messaggi quando è in esaurimento, si corre il rischio di non ricevere i messaggi fino a nuova disponibilità si spazio. Questo è molto importante nel gestire le comunicazioni PEC, si potrebbe ricevere in ritardo una comunicazione rilevante.
6. Conservazione dei messaggi: ultimo, ma non meno importante nel gestire le PEC. Le aziende e gli enti pubblici devono predisporre, attraverso l’utilizzo di software di gestione pec, di un sistema di conservazione dei messaggi pec per un periodo minimo pari a 10 anni. La mancata conservazione prevede per le aziende ed enti pubblici conseguenze di carattere probatorio, fiscale e penale.
Come prevenire questi rischi?
Un software di gestione dei messaggi PEC ha lo scopo di mitigare e prevenire la nascita e il diffondersi dei rischi sopra elencati centralizzando, semplificando ed automatizzando la gestione di tutti i messaggi PEC in entrata e in uscita. L’obiettivo di un software di gestione dei messaggi PEC è di garantire alle aziende ed enti pubblici una maggiore sicurezza e trasparenza delle informazioni trattate senza perdere l’efficacia e il valore dei messaggi PEC.