Come gestire lo spazio di una casella PEC
Per poter gestire una casella PEC in modo efficace è essenziale disporre sempre di un’adeguata quantità di spazio disponibile per la ricezione e invio di nuovi messaggi. Difatti, la posta elettronica certificata, così come la posta ordinaria, possiede un limite di spazio consentito.
Nel momento in cui una casella PEC dovesse avere poco spazio a disposizione si potrebbero riscontrare problemi di ricezione e invio di messaggi. Tali problematiche si ripercuotono, oltre che al mittente, anche al destinatario.
Quali sono i rischi di una casella PEC piena?
Terminare lo spazio a disposizione di una casella PEC può determinare veri e propri ritardi nella lettura di messaggi rilevanti causando conseguenze anche gravi, si pensi ad esempio a comunicazioni che implicano adempimenti e con scadenze già fissate entro le quali effettuare specifiche attività. Per tal motivo, il titolare di una nuova casella PEC deve necessariamente manutenere e controllare periodicamente lo spazio della propria casella al fine di inviare e ricevere le varie comunicazioni.
Tale responsabilità, nonché dovere, ricade anche sulla figura del destinatario che deve verificare la capienza della propria casella così da poter ricevere nuove comunicazioni. La stessa Corte di Cassazione, nella sentenza n. 7029/2018, ha stabilito che se la mancata consegna del messaggio è da attribuirsi alla negligenza del destinatario, la notifica inviata tramite PEC è da ritenersi comunque valida.
Come intervenire? Ecco alcune soluzioni
Tutti i provider, prima dell’esaurimento dello spazio della casella PEC, anticipano tale situazione al titolare attraverso un apposito messaggio.
Nel momento in cui si esaurisca lo spazio o quando questo sia insufficiente per effettuare l’invio di un nuovo messaggio PEC, il gestore rifiuta tale messaggio inviando un’apposita notifica al mittente suggerendo di liberare spazio, mentre, se è il destinatario ad avere piena la casella, il mittente riceverà una notifica per mancato recapito in quanto la casella di destinazione risulterà essere poco capiente per contenere nuovi messaggi PEC.
1) Una prima soluzione è quella di prevenire l’occupazione della casella PEC acquistando un ulteriore spazio di archiviazione. Tuttavia, questo determina anche un aumento dei costi di gestione di una casella PEC oltre che ritardare nel tempo l’occupazione della casella stessa.
2) Un’ulteriore risoluzione è data dalla possibilità di cancellare /o scaricare i messaggi PEC considerati ‘’pesanti’’ in memorie esterne o in locale sul proprio PC. Questa modalità risulta essere efficace in termini di tempistiche di risoluzione ma comporta anche alcune criticità quali dispendio di tempo, poiché stabilire quali messaggi siano da cancellare senza alcuna conseguenza è un’attività onerosa e che comporta la perdita di validità del messaggio PEC se quest’ultimo non risulta essere conservato a norma di legge.
3) Rispetto alle possibilità sopra indicate, la piattaforma Jamio openwork è in grado di notificare ai propri utenti l’esaurimento dello spazio consentito della propria casella PEC attraverso appositi stati di alert.
Non solo, altro valore della piattaforma risiede nella possibilità di configurare la casella PEC in modo da rendere lo svuotamento dei messaggi un processo automatico e ricorrente, così da avere lo spazio della casella sempre libero senza incorrere a problemi tecnici e, soprattutto, a sgradevoli sanzioni amministrative dovute ad una cattiva gestione delle PEC.