L’importanza della PEC
Prima di affrontare il tema della digitalizzazione e automazione della gestione PEC, è necessario innanzitutto comprendere l’importanza della Posta Elettronica Certificata.
Secondo quanto pubblicato da AGID – Agenzia per l’Italia Digitale – la PEC “ha lo stesso valore legale di una raccomandata tradizionale con avviso di ricevimento. Per certificare l’invio e la ricezione di un messaggio di PEC, il gestore di posta invia al mittente una ricevuta che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e dell’eventuale documentazione allegata. Allo stesso modo, il gestore invia al mittente la ricevuta di avvenuta (o mancata) consegna del messaggio, con precisa indicazione temporale”
La gestione della PEC, quindi, non è un’attività da poter prendere sottogamba, soprattutto quando un’organizzazione, privata o pubblica che sia, ha a che fare con diversi gestori PEC che aumentano sensibilmente il numero di ricevute PEC da dover conservare.
Al riguardo è importante segnalare che se da un lato i gestori PEC hanno l’obbligo di conservare la prova di consegna per 30 mesi, dall’altro esiste una normativa vigente sulla conservazione dei documenti la quale prevede che le aziende conservino le ricevute per almeno 10 anni.
Va da se la convinzione che avere in casa uno strumento in grado di automatizzare e monitorare tutte le complesse procedure che si nascondono dietro la gestione della Posta Elettronica Certificata non può che migliorare il lavoro dell’organizzazione.
Perchè una piattaforma software per gestire Mail e PEC?
Dotarsi internamente di una piattaforma software per la gestione di Mail e Posta Elettronica Certificata significa riuscire a centralizzare in un unico ambiente tutte le comunicazioni aziendali indipendentemente dai gestori di appartenenza, monitorandone invii, ricezioni e smistamenti con un occhio di riguardo alla conservazione digitale a norma.
Si tratta in sostanza di un solo contenitore, sicuro e performante, da cui poter estrapolare le informazioni necessarie allo svolgimento delle attività routinarie e condividerle esclusivamente con gli altri addetti ai lavori.
Ma i vantaggi di un tool per la gestione centralizzata della PEC e delle comunicazioni aziendali non si riducono solo alla praticità, ma si estendono anche alla produttività e, più in generale, alla cultura aziendale.
PEC e produttività
Uno dei principali problemi che affligge la gran parte di coloro incaricati a gestire la PEC riguarda lo spazio delle caselle. Una piattaforma cloud come Jamio, per esempio, consente all’utente di trovare la propria casella sempre libera e pronta a ricevere altre PEC grazie alla funzionalità di svuotamento automatico.
Altro punto a favore della piattaforma per gestire la PEC e l’automazione di tutte quelle parti che compongono il flusso dei messaggi, parliamo quindi dalla loro creazione fino all’invio singolo, multiplo o massivo, il tutto in maniera sicura e simultanea con grossi vantaggi sui tempi di lavorazione ed evasione della PEC.
Degno di nota anche, e soprattutto, il tema del tracciamento delle lavorazioni dei messaggi PEC, fondamentale per verificare la cronologia delle attività svolte ed evitare errori/distrazioni dei singoli. A questo si aggiunge, inoltre, la possibilità di predisporre gli utenti di un’agenda digitale personale in cui poter raggruppare i propri messaggi PEC e tenere traccia della loro evoluzione nel tempo.
PEC e cultura aziendale
La trasformazione digitale non implica solo un’evoluzione degli strumenti tecnologici, ma comporta anche un cambio di approccio all’interno dell’organizzazione. L’utilizzo di tecnologie avanzate, infatti, si riflette inevitabilmente non solo sulla produttività dei singoli ma anche sulla collaborazione del team, abilitando quest’ultimo alla creazione di un vero e proprio workflow automatizzato e mirato allo smaltimento più rapido delle lavorazioni PEC, nonchè al recupero di dati, informazioni e report con estrema semplicità.
Da considerare, infine, la massima sicurezza e tutela del patrimonio informativo; una piattaforma PEC, infatti, permette di stabilire con chiarezza ruoli e permessi per consultare dati e informazioni più o meno sensibili. Un alleato indiscusso per salvaguardare la privacy e rispondere in maniera puntuale ai requisiti imposti dalle recenti normative GDPR.