Sette elementi fondamentali di un gestionale PEC
Di seguito riportiamo alcuni elementi fondamentali che un gestionale PEC consente di organizzare.
1) Se gestisci più caselle PEC con un gestionale PEC puoi centralizzare tutti i messaggi PEC e differenziare l’accesso profilando gli utenti e l’organizzazione.
In aggiunta centralizzi anche tutte le credenziali delle caselle PEC. Così affiderai la gestione delle stesse ad un solo referente preposto in linea con il tuo regolamento privacy. Dunque con un gestionale PEC non dovrai preoccuparti di distribuirle le credenziali a tante persone dell’organizzazione.
Se invece gestisci una o poche caselle PEC ed inoltri i messaggi con Client di posta, con un gestionale PEC puoi smistare le PEC in modo controllato. Avrai quindi sempre evidenza di chi ha in carico la comunicazione PEC e se è stata lavorata, evitando la perdita di messaggi.
2) Alcuni gestionali PEC, come Jamio PEC, consentono smistamenti automatici.
Se hai per esempio un mittente specifico che si relaziona sempre con uno stesso ufficio/persona, allora con il gestionale puoi smistare automaticamente il messaggio PEC al referente interessato. Eviti così attività umane inutili e ripetitive.
3) Un gestionale PEC consente di liberare spazio casella del provider. Eviti dunque la preoccupazione che i messaggi non vengano scaricati poiché la casella PEC è piena.
4) Un valido gestionale PEC riconcilia automaticamente le ricevute delle PEC inviate. In questo modo la ricerca è facilitata e c’è chiara evidenza dell’esito. Questo è utilissimo specie quando invii una PEC a tanti destinatari.
5) Alcuni gestionali PEC come Jamio, gestiscono alert automatici via mail ed escalation.
In questo modo puoi notificare la recezione di un messaggio PEC, mancata lavorazione, smistamento, etc…
6) Taluni gestionali PEC danno la possibilità di gestire il ciclo approvativo di un messaggio PEC in uscita. Sarai tu a scegliere le caselle PEC su cui agire. Così tieni a bada i colli di bottiglia e hai garanzia:
o che non siano inviati messaggi PEC non approvati;
o che le approvazioni siano tracciate.
In ultimo un gestionale PEC ti dà la possibilità di gestire l’invio massivo in modo sicuro. Questo in alternativa alla logica del CCN non contemplata nella posta elettronica certificata.