I vantaggi di una PEC manager solution per una organizzazione
Gran parte delle organizzazioni svolge attività di PEC manager in modo manuale od utilizzando strumenti di produttività individuale impiegando risorse umane in attività che possono essere automatizzabili.
Con il servizio di PEC manager Jamio è possibile centralizzare:
- tutte le credenziali di accesso alle diverse caselle PEC;
- tutti i messaggi PEC afferenti, facilitandone la ricerca;
- tutte i permessi di accesso a diversi elenchi di messaggi PEC (PEC in entrata, PEC in uscita, invii PEC, lavorazioni PEC).
Una delle dure attività di un PEC manager è lo smistamento.
Con il servizio di PEC manager Jamio, che contiene un motore di workflow, è possibile automatizzare questa attività:
- evitando attività ripetitive a basso valore;
- evitando inoltri di PEC via mail;
- evitando la perdita di PEC dando sempre visibilità di chi ha in carico la comunicazione PEC.
Un bravo PEC manager deve sapere se la PEC smistata è stata poi lavorata da qualcuno.
Il servizio di PEC manager Jamio, che contiene un sistema di task manager, consente di presidiare questa attività:
- evitando che una PEC non venga lavarata;
- garantendo alert automatici;
- dando sempre visibilità dello stato della lavorazione della PEC.
Una soluzione per la gestione di PEC si trova spesso a dover gestire la riconciliazione delle ricevute per le PEC in uscita, per aver garanzia dell’avvenuta recezione della PEC.
La soluzione PEC di Jamio automatizza questa attività, consentendo rapidamente di visualizzare se l’invio della PEC è andato a buon fine.
Può accadere che un PEC manager debba gestire processi autorizzativi per i messaggi PEC che escono dall’organizzazione. Anche queste attività avvengono con l’inoltro, finche la PEC non è approvata e pronta ad uscire.
Con il servizio di PEC manager Jamio, che contiene un sistema di task manager, è possibile automatizzare questa attività garantendo:
- che non escano messaggi PEC non approvati
- che le attività di approvazione PEC siano tracciate
- che non si creino colli di bottiglia
Il servizio di gestione delle pec Jamio consente di perseguire in breve termine l’obiettivo di ridurre i costi di gestione delle PEC e gli errori umani, salvaguardando le informazioni che vengono gestite nelle comunicazioni PEC, che sono un patrimonio dell’organizzazione.